თუ თქვენ მუშაობთ სამედიცინო ოფისში, ან იწყებთ საკუთარ პრაქტიკას, პაციენტთა დანიშვნის დაგეგმვა თქვენი ერთ -ერთი ყველაზე მნიშვნელოვანი ამოცანაა. თქვენი შეხვედრების გრაფიკის კარგად ორგანიზება უზრუნველყოფს, რომ არცერთი პაციენტი არ დაიკარგოს სისტემაში და რომ პაციენტებსაც და ექიმებსაც ექნებათ სასიამოვნო გამოცდილება ოფისში. იმავდროულად, პროდუქტიულობის გაზრდა თქვენს გრაფიკში საშუალებას მოგცემთ დაჯავშნოთ მეტი შეხვედრა და გაზარდოთ თქვენი ოფისის შემოსავალი.
ნაბიჯები
მეთოდი 1-დან 3-დან: დანიშვნა-დაგეგმვის სისტემის შექმნა
ნაბიჯი 1. ნება მიეცით პაციენტებს დაჯავშნონ დანიშვნები ტელეფონით, პირადად და ინტერნეტით
ამ გზით თქვენ დარწმუნდებით, რომ იღებთ მაქსიმალურად მეტ პაციენტს და არ დაკარგავთ პოტენციურ პაციენტებს, რომლებსაც არ შეუძლიათ დანიშნონ დანიშნულება ერთი კონკრეტული გზით. ხალხისთვის შესაძლებლობა, დანიშნონ დანიშვნები ინტერნეტით, ასევე საშუალებას გაძლევთ ისარგებლოთ 24/7 ონლაინ წვდომით და მიეცით საშუალება პაციენტებს დაჯავშნონ დანიშვნები საათების შემდეგ.
- გარდა ამ დამატებითი ეფექტურობისა, პაციენტები ასევე ზოგადად იგრძნობენ თავს უფრო კომფორტულად და ნაკლებად იტვირთებიან ონლაინ თვითგეგმით, ვიდრე ტელეფონით დანიშვნის დროს.
- არსებობს მრავალფეროვანი ონლაინ დანიშვნის დაგეგმვის პროგრამა, რომლის შეძენაც შეგიძლიათ გამოიყენოთ თქვენს ოფისში. ზოგიერთი ყველაზე პოპულარული პროგრამული უზრუნველყოფა მოიცავს AppointmentPlus, Booker და Thryv. რა თქმა უნდა, თქვენ ასევე შეგიძლიათ შექმნათ თქვენი საკუთარი პროგრამირების პროგრამა, თუ გაქვთ კოდირებისა და განვითარების უნარი!
ნაბიჯი 2. შესთავაზეთ პაციენტებს მრავალჯერადი დროის მონაკვეთის ვარიანტი მათი დანიშვნისათვის
თქვენ გინდათ დარწმუნდეთ, რომ თქვენს პაციენტებს რაც შეიძლება მეტ ვარიანტს აძლევთ, რათა მათ შეძლონ აირჩიონ საუკეთესო დროის მონაკვეთი მათი კონკრეტული განრიგისთვის. ეს შეიძლება აშკარად მოგეჩვენოთ, მაგრამ ეს ძალიან მნიშვნელოვანია თქვენი პაციენტების ბედნიერებისთვის და დროთა კონფლიქტის გამო დანიშვნის გაუქმების ალბათობის შესამცირებლად.
მაგალითად, იმის ნაცვლად, რომ ჰკითხოთ პაციენტს, მუშაობს თუ არა სამშაბათი 1:00 საათზე მათთვის, მიეცით საშუალება შეარჩიონ მათთვის ხელმისაწვდომი დროის ნებისმიერი მონაკვეთი, მაგალითად სამშაბათი 1: 00-2: 00, 2: 00-3: 00, ან 4: 00-5: 00
ნაბიჯი 3. ამოიღეთ თითოეული დაგეგმილი პაციენტის საკონტაქტო ინფორმაცია
თქვენ უნდა შეგეძლოთ მათთან დაკავშირება, რათა შეახსენოთ მომავალი დანიშვნის შესახებ ან დაგეგმოთ შემდეგი დაჯავშნა. დარწმუნდით, რომ ითხოვთ პირის ტელეფონის ნომერს, ელ.ფოსტის მისამართს და საფოსტო მისამართს, როდესაც ის პირველად დაჯავშნის დანიშვნას.
თუ პირი დანიშნავს შეხვედრას პირადად ან ტელეფონით, უბრალოდ ჰკითხეთ მათ ეს ინფორმაცია. თუ ისინი დანიშნავენ ინტერნეტით, დარწმუნდით, რომ შეიტანეთ ტერიტორია თქვენს ონლაინ პორტალში პაციენტის საკონტაქტო ინფორმაციისთვის
ნაბიჯი 4. გაუგზავნეთ პაციენტებს შეხსენებები მათი დანიშვნის წინა დღეს
თუ პაციენტებმა დაივიწყეს დანიშვნის დრო და არ გამოჩნდნენ, ეს გამოიწვევს თქვენს განრიგში დროის უზარმაზარი ბლოკის დაკარგვას. შეხსენებების გამოყენება ამცირებს პაციენტთა რისკს, რომ არ გამოჩნდნენ თავიანთ დანიშვნებზე და ამით ხელს უშლის დროის დაკარგვას.
- პაციენტებთან დარეკვა ან შეტყობინებების გაგზავნა არის შეხსენების საუკეთესო ტიპი, რადგან ისინი უფრო მეტად შეამჩნევენ შემომავალ ზარს ან ტექსტს, ვიდრე ისინი ნახულობენ ახალ ელ.წერილს მოკლე დროში.
- შეხსენების სისტემის გამოყენებამ ასევე შეიძლება გაზარდოს არასასურველი დანიშვნების გაუქმება და ხელახალი დაგეგმვა, რამაც შეიძლება გამოიწვიოს პაციენტები უფრო მეტად აკონტროლონ და ამით უფრო დაკმაყოფილდნენ მათი დანიშვნის დროით.
ნაბიჯი 5. გქონდეთ დანიშნული ოფისის დანიშვნის გრაფიკი
თუ თქვენ არ ხართ პასუხისმგებელი მხოლოდ თქვენი ოფისის დანიშვნის გრაფიკის დაცვაზე, დაიქირავეთ ან დანიშნეთ ვინმე, რომ იყოს შეხვედრების მთავარი განმახორციელებელი. 1 ადამიანზე დანიშვნის დაგეგმვის პასუხისმგებლობის განთავსება საშუალებას მოგცემთ დაგეგმოთ პროცედურის უფრო რეჟიმი და მიგიყვანთ გრაფიკზე, რომელიც უკეთ ასახავს პაციენტის საჭიროებებს და ინდივიდუალური ექიმების პრეფერენციებს.
მაგალითად, თუ 1 პირი არის პასუხისმგებელი დანიშვნის დაგეგმვაზე, მას შეუძლია ფოკუსირება მოახდინოს ისეთ საკითხებზე, როგორიცაა კონკრეტული პაციენტების შეთავსება ან მდგომარეობები კონკრეტულ ექიმებთან, იმის ნაცვლად, რომ მათი ყურადღება რამდენიმე ამოცანას გადაანაწილოს
3 მეთოდი 2: პაციენტების ტესტირება განრიგის ფარგლებში
ნაბიჯი 1. შეაჯამეთ პაციენტები მსგავსი მდგომარეობით ან საკითხებით იმავე დღეს
ექიმები ზოგადად აფასებენ მსგავსი პაციენტების მკურნალობას ერთმანეთის მიყოლებით, რადგან ეს მათ სამუშაოს თანმიმდევრულობას მატებს და მათ უფრო ორიენტირებულ სამედიცინო აზროვნებაში აყენებს. ამრიგად, თქვენი დანიშვნის განრიგის ამგვარად ორგანიზება გახდის თქვენს ოფისში მყოფ ექიმებს უფრო ბედნიერს და საშუალებას მისცემს თქვენს პაციენტებს მიიღონ უფრო ეფექტური მკურნალობა.
მაგალითად, თუ მრავალი პაციენტი გეგმავს დანიშვნებს კანის მდგომარეობისთვის ერთი კვირის განმავლობაში, შეეცადეთ დაადგინოთ ის ისე, რომ მათი დანიშვნები მოხდეს იმავე კვირის იმავე დღეს
ნაბიჯი 2. გამოიყენეთ სამახსოვრო სქემა, რათა დანიშვნის პრიორიტეტი მიანიჭოთ სერიოზულობას
სქემა უნდა შეიცავდეს კრიტერიუმებს, როგორიცაა მოხსენებული სიმპტომები, დანიშვნის გადაუდებლობა და დანიშვნის ხანგრძლივობა. როდესაც ახალ შეხვედრას დაამატებთ გრაფიკზე, მიმართეთ ამ სქემას, რათა დაადგინოთ დაჯავშნოთ თუ არა შეხვედრა იმავე დღეს, უახლოეს დღეებში ან მომდევნო რამდენიმე კვირის განმავლობაში.
- მაგალითად, თუ ადამიანი დარეკავს დანიშნულ შეხვედრაზე და აცხადებს სიმპტომებს, როგორიცაა ინტენსიური ტკივილი და ქოშინი, შეაერთეთ ისინი გრაფიკში რაც შეიძლება მალე, რადგან მათი მდგომარეობა შეიძლება ძალიან სერიოზული იყოს.
- თუ გრაფიკში არ არის ადგილი სასწრაფო მდგომარეობის მქონე პირის დაუყოვნებლივ სანახავად და სხვა პაციენტის დანიშვნის გადადება დაგჭირდებათ, ასევე შეგიძლიათ გამოიყენოთ სქემა იმის დასადგენად, თუ რომელი დანიშვნის გადადება შეიძლება.
ნაბიჯი 3. მოერიდეთ ახალი პაციენტების და რთული საკითხების მქონე პაციენტთა ორმაგ დაჯავშნას
ეს დანიშვნები მოითხოვს უფრო მეტ დროს და ყურადღებას, ვიდრე დაბრუნებულ პაციენტებს დასჭირდებათ. სამაგიეროდ, დანიშნეთ „სამუშაოდ“მყოფი პაციენტები, რომლებიც მცირე ყურადღებას საჭიროებენ ახალ პაციენტებთან ერთად, რათა ექთნებმა შეძლონ პირველადი შემოწმება ახალ პაციენტზე, სანამ ექიმი მუშაობს სამუშაო პაციენტთან.
- მიუხედავად იმისა, რომ ამ გზით ორმაგი დაჯავშნა დაგეხმარებათ ერთ დღეში მეტი პაციენტის ნახვაში, შეიძლება მოგიწიოთ პრობლემები, როდესაც წარმოიქმნება მოულოდნელი გარემოებები. მინიმუმამდე დაიყვანეთ ორმაგი დაჯავშნა, რათა თავიდან აიცილოთ პრობლემები ქვემოთ.
- "სამუშაო" პაციენტების დანიშვნა ასევე კარგი საშუალებაა პაციენტების გასინჯვის მიზნით მათი საჭიროებიდან გამომდინარე და უფრო მეტი ადგილის დატოვება მათთვის, ვისაც უფრო სერიოზული პრობლემები აქვს.
ნაბიჯი 4. დაგეგმეთ თქვენი გრაფიკი პაციენტთა მოთხოვნილებების სეზონური რყევების გარშემო
თქვენი კლიენტების დემოგრაფიული მონაცემებიდან გამომდინარე, თქვენ ალბათ იხილავთ უამრავ დანიშვნას, რომლებიც იწერება წლის ერთსა და იმავე დროს რეგულარულად. გამოიყენეთ წარსული გამოცდილება ამ სეზონური რყევების პროგნოზირებისთვის და დატოვეთ ადექვატური ადგილი გრაფიკში თქვენი პაციენტების საჭიროებების დასაკმაყოფილებლად.
- მაგალითად, თქვენ შეგიძლიათ ნახოთ ბევრი ადამიანი, რომლებიც გეგმავენ შემოწმებებს შვილებისთვის ახალი სასწავლო წლის დასაწყისში, რაც მოითხოვს თქვენ, რომ შეეცადოთ დატოვოთ ადგილი ამ შეხვედრებისთვის სკოლის დაწყებამდე და მის შემდეგ.
- ზოგადად, ექიმის კაბინეტებისთვის წლის ყველაზე დატვირთული პერიოდი მოიცავს ახალი სასწავლო წლის დაწყებას (ანუ აგვისტო), ალერგიის სეზონს (ანუ აპრილი-ივნისი) და გრიპის სეზონს (ანუ ოქტომბერ-თებერვალს).
მეთოდი 3 -დან 3 -დან: ეფექტური დანიშვნის გრაფიკის შენარჩუნება
ნაბიჯი 1. შექმენით ყოველკვირეული ვადები, რათა ორგანიზება გაუწიოთ თქვენს განრიგს
თქვენი ვადები უნდა შეიცავდეს ინფორმაციას, როგორიცაა რამდენი პაციენტი უნდა დანიშნოს თქვენს ოფისმა ყოველ კვირას, რამდენი საათის განმავლობაში შეუძლია თანამშრომლებს იმუშაოს და რამდენი დღე შეიძლება დაელოდოს პაციენტს ექიმთან მისვლამდე. ამ ინფორმაციის მიღება თქვენს ვადებში დაგეხმარებათ დააბალანსოთ პაციენტის მოთხოვნილებები თქვენი ოფისის თანამშრომლებთან.
მაგალითად, თუ იცით, რომ უკვე დაგეგმეთ საკმარისი პაციენტები თქვენი ოფისის მოთხოვნილებების დასაკმაყოფილებლად ერთი კვირის განმავლობაში, შეგიძლიათ პრიორიტეტი მიანიჭოთ იმ პაციენტებს, რომლებსაც არ აქვთ გადაუდებელი პირობები მომდევნო კვირაში
ნაბიჯი 2. გამოიყენეთ შეცვლილი ტალღების დაგეგმვა, რათა თავიდან აიცილოთ პაციენტების დაგროვება
ამ დაგეგმვის მოდელში, პაციენტის დანიშვნები დაჯგუფებულია საათის დასაწყისთან ახლოს და საათის დასასრული ღია რჩება. ამგვარი გრაფიკით, საათის ბოლოს ღია სივრცე მოქმედებს როგორც ბუფერი იმ შემთხვევებში, როდესაც დანიშვნები მოსალოდნელზე მეტხანს გრძელდება ან სხვა გაუთვალისწინებელი გარემოებები წარმოიქმნება.
- შეცვლილი ტალღის დაგეგმვის მოდელი მკვეთრად შეამცირებს პაციენტის ლოდინის დროს, რითაც გამოიწვევს პაციენტის საერთო კმაყოფილებას.
- თუ საათის ბოლოს ცარიელი დრო გაქვთ, შეგიძლიათ გამოიყენოთ ეს დრო ოფისში სხვა ამოცანების დასადგენად, როგორიცაა საბუთების შედგენა, სატელეფონო ზარების განხორციელება ან პერსონალის შეხვედრების ჩატარებაც კი.
ნაბიჯი 3. გამოიყენეთ ლოდინის სია, რათა თავიდან აიცილოთ გრაფიკის სივრცე გაუქმების შემდეგ
ლოდინის სიის არსებობით, თქვენ შეგიძლიათ დაამატოთ პაციენტები გრაფიკს ბოლო წუთს, თუ წინასწარ დაგეგმილი დანიშვნა გაუქმებულია. ეს შეამცირებს იმ დროს და შემოსავალს, რასაც თქვენი ოფისი დაკარგავს, როდესაც პაციენტი გააუქმებს თქვენ.
შექმენით თქვენი მოლოდინის სია ციფრული ფორმატით და შექმენით ის ისე, რომ თქვენ დაუყოვნებლივ გაგზავნოთ ტექსტი ან ელ.წერილი პაციენტებს სიაში, როდესაც გრაფიკის სლოტი იხსნება. ეს ბევრად უფრო ეფექტურია, ვიდრე ტელეფონზე სიაში მყოფ პაციენტებთან დაკავშირება
ნაბიჯი 4. დანიშნეთ ჩამოსვლის დრო 20 წუთით ადრე, ვიდრე დანიშვნის დრო
ეს მისცემს გამშვებ პუნქტში მყოფ პერსონალს საკმარის დროს, შეაგროვონ პაციენტისგან ყველა საჭირო ინფორმაცია ექიმთან დანიშნულ დანიშვნამდე. ამ გზით შეხვედრების დროების ორგანიზება ხელს უშლის ისეთ შეფერხებებს, რამაც შეიძლება ჩაშალოს მთელი დღის განრიგი.
