ჩვენ ყველამ ვიცით, რომ სამსახურში ორგანიზებულობა მნიშვნელოვანია, მაგრამ ეს არის მუდმივი ბრძოლა მრავალი ადამიანისთვის. გინდ დაიჯერეთ გინდ არა, ორგანიზებულობა არ არის ისეთი საშიში, როგორც ერთი შეხედვით ჩანს. რამდენიმე სწრაფი გამოსწორება და ზოგიერთი მიმდინარე გადაწყვეტა გაადვილებს მას, ვიდრე თქვენ ოდესმე წარმოიდგენდით.
ნაბიჯები
მეთოდი 1 -დან 4: მართეთ თქვენი სივრცე და დრო
ნაბიჯი 1. თვალყური ადევნეთ თქვენს საქმიანობას
გაატარეთ რამდენიმე დღე თქვენი ყოველდღიური საქმიანობის ჟურნალის შენახვისთვის. ეს დაგეხმარებათ დაინახოთ ზუსტად ის, რასაც აკეთებთ, რაც შეიძლება არც კი გააცნობიეროთ, და ეს იქნება თავდაპირველი წარმოდგენა ორგანიზაციულ და პროდუქტიულ ხარვეზებზე. ეს სავარჯიშო ასევე უნდა გაკეთდეს თქვენი დიდი სურათის მიზნების გათვალისწინებით. აქტივობის ჟურნალის საშუალებით თქვენ შეგიძლიათ ნახოთ რა აქტივობები შეიძლება იყოს დროის დაკარგვა და რომელი აქტივობები რეალურად გააუმჯობესებს თქვენს მიზნებს.
ნაბიჯი 2. განსაზღვრეთ თქვენი პროდუქტიულობის დრო
ზოგი ჩვენგანი დილის ხალხია, ზოგი კი დილის აზრზე ვართ. თქვენ შეიძლება უკვე გქონდეთ შეგრძნება, თუ დღის რომელ მონაკვეთებში ხართ ყველაზე პროდუქტიული. გირჩევნიათ საღამოები, დილა, ლანჩი, ან სამუშაო დღის პიკის დაწყებამდე ან მის შემდეგ, ისარგებლეთ იმ დროით, რომ გაზარდოთ თქვენი პროდუქტიულობა.
ნაბიჯი 3. პრიორიტეტად დაასახელეთ თქვენი ამოცანები
ჩვენ ყველამ ვიცით, რომ ზოგიერთი ამოცანა უფრო მნიშვნელოვანია, ვიდრე სხვები, მაგრამ ჩვენ ყოველთვის არ ვაძლევთ მათ პრიორიტეტს შესაბამისად. ასე რომ, შეიმუშავეთ რანჟირების სისტემა მნიშვნელოვანი ამოცანების მონიშვნით ან ვარსკვლავით მონიშნვით, მაგალითად, და იყავით პატიოსანი და მოქნილი. გამოიყენეთ შეხსენებები ციფრული კალენდრის საშუალებით ან თქვენს კომპიუტერში ან სამუშაო მაგიდაზე წებოვანი შენიშვნებით. მეტი დრო და ენერგია დაუთმეთ თქვენს სიაში ყველაზე პრიორიტეტულ ნივთებს. მაგალითები მოიცავს დროისადმი მგრძნობიარე დავალებებს, როგორიცაა სამუშაოების დასრულება ან ხვალ. თქვენ ასევე შეგიძლიათ პრიორიტეტი მიაწოდოთ კლიენტებს, უფროსებს ან ვინმეს, ვინც იხდის გადასახადებს. და თუ არ ხართ დარწმუნებული ამოცანის მგრძნობელობის ან მნიშვნელობის შესახებ, ყოველთვის კარგია რომ გკითხოთ.
ნაბიჯი 4. დაარტყი სწრაფი დავალებები დაუყოვნებლივ
ყველა ამოცანას არ სჭირდება პრიორიტეტი და დაგეგმილი მომავალი დასრულების დრო. ზოგიერთ ამოცანას თითქმის იმდენი დრო სჭირდება დაგეგმვისთვის ან დაგეგმვისთვის, რამდენის შესრულებასაც. თუ ეს ასეა და თქვენ შეგიძლიათ დაუყოვნებლივ გაათავისუფლოთ ეს ამოცანები, აუცილებლად გააკეთეთ ეს! სწრაფი დავალებების დაუყოვნებლივ გატარება ასევე ხელს უწყობს გაჭიანურების თავიდან აცილებას.
ნაბიჯი 5. არეულობისა და სამუშაო მასალების მართვა
ჩვენი მაგიდები ადვილად გადარეულია ტორნადოს ადგილებზე, რაც აშკარად აფერხებს ორგანიზაციას. ზოგიერთი ადამიანი მუშაობს მხოლოდ სუფთა მაგიდის პოლიტიკით. მიუხედავად იმისა, რომ ეს არ არის აუცილებელი, გადადგით ნაბიჯები თქვენი სამუშაო სივრცის გასასუფთავებლად.
- დეკოლტე. ჩაყარეთ ნაგავი ნაგავში და სისტემატურად შეიტანეთ საჭირო მასალები. შეძლებისდაგვარად გაასუფთავეთ არეულობა: სამუშაო დღის განმავლობაში, შესვენებებში ან დავალებებს შორის.
- სასწრაფოდ გაასუფთავეთ საკუთარი თავი. ამრიგად, ეს არის თქვენი გონების თავზე. გარდა ამისა, თქვენ თავიდან აიცილებთ გარდაუვალ აჟიოტაჟს იმის გამო, რომ ახლანდელი არეულობა გახდეს თქვენი მომავალი არეულობის ნაწილი.
- შეინახეთ საჭირო მარაგი ხელთ. თქვენს ირგვლივ ყველაფერი არ არის არეული, რა თქმა უნდა. საჭირო ინსტრუმენტების არსებობა დაზოგავს თქვენს დროს და კარგად იყენებს თქვენს ძვირფას სივრცეს.
ნაბიჯი 6. დაგეგმეთ აქტივობები და დანიშვნები
ზოგი დანიშნავს მხოლოდ შეხვედრებს, მაგრამ არა მათ საქმიანობას, რაც მათ უნდა გააკეთონ. უმნიშვნელოვანესი ამოცანების დაგეგმვა და დანიშვნები შეიძლება სასარგებლო იყოს. თქვენ ასევე შეგიძლიათ "დააჯგუფოთ" თქვენი დღეები შეხვედრებით მხოლოდ სამშაბათს და ხუთშაბათს, მაგალითად. შეინახეთ რამდენიმე ხვრელი თქვენს გრაფიკში, ასევე შემოქმედებითი დროისათვის საკუთარ თავში ან მოულოდნელის მოსაწყობად.
- გამოიყენეთ ორგანიზატორი და კალენდარი. ეს შეიძლება იყოს კალმისა და ქაღალდის ორგანიზატორები, ან პროგრამული უზრუნველყოფის კალენდრები და პირადი დამხმარე პროგრამები, როგორიცაა iCalendar ან Google Now.
- დაალაგეთ თქვენი საქმიანობა. კლასიფიკაცია ან ფერადი კოდირების აქტივობები შეიძლება მოგაწოდოთ სწრაფი ვიზუალური შეხსენება, თუ რა არის მნიშვნელოვანი სად. მაგალითად, კატეგორიები შეიძლება მოიცავდეს მიმოწერას, პროექტებს, ღონისძიებებს, შეხვედრებს, გონებრივ შტორმს და შესვენებებს, ვარჯიშსა და სპორტულ დარბაზს.
- გაამარტივეთ თქვენი ტექნოლოგია. მაგალითად, ონლაინ ორგანიზატორებს და ელექტრონული ფოსტის პლატფორმებს, როგორიცაა Outlook, შეუძლიათ დააკავშირონ თქვენი სამუშაოების სია, კალენდრები და მისამართები. ეს არა მხოლოდ ზრდის თქვენს ეფექტურობას, არამედ ხელს უწყობს აზროვნების გამარტივებას.
- დელეგირება სადაც შესაძლებელია. სამუშაო დღის სიგიჟეში, ადვილია დაივიწყო, რომ არ უნდა გააკეთო ყველაფერი შენ თვითონ. დელეგირება ასისტენტზე ან, თუ განსაკუთრებით ჭაობიანი ხარ, სთხოვე კოლეგას, რომ გაგიწიოს და დაგეხმაროს კონკრეტულ დავალებაში. თქვენ ყოველთვის შეგიძლიათ დაფაროთ ისინი მოგვიანებით, როდესაც ყველაფერი შენელდება.
მეთოდი 2 დან 4: ელ.ფოსტის სისტემატური დაძლევა
ნაბიჯი 1. შეამოწმეთ ელ.წერილი დანიშნულ დროს
ყველა ჩვენგანი არ უნდა იყოს მიბმული ჩვენს შემოსულებზე, რადგან ბევრი შეტყობინება რეალურად არ არის ისეთი მგრძნობიარე, როგორც ჩვენ გვგონია. თუ მუშაობთ ისეთ სამსახურში, რომელიც არ საჭიროებს ელ.ფოსტის დაუყოვნებლივ მონიტორინგს, შეამოწმეთ თქვენი ელ.წერილი დაგეგმილ დროს მხოლოდ სამიდან ოთხჯერ დღეში.
ნაბიჯი 2. შეიტანეთ წერილები
გამოიყენეთ საქაღალდეები და დროშები თქვენს სასარგებლოდ იმის ნაცვლად, რომ გაუშვათ შეტყობინებები თქვენს შემოსულებში. მაგალითად, Outlook– ის საქაღალდეები და ქვესაქაღალდეები, ან Gmail– ის ეტიკეტები და მრავალი შემოსული შეიძლება იყოს აქტივი. თუ თქვენ ხართ ჟურნალისტი, მაგალითად, თქვენს საქაღალდეებს შეიძლება ეწოდოს მიმდინარე ისტორიები, მომავალი ისტორიები, ძველი ისტორიები, ინტერვიუები და წყაროები, და მოედნები და იდეები.
წაშლა და დაარქივება. დაარქივეთ მნიშვნელოვანი, ძველი მიმოწერა და წაშალეთ დანარჩენი. ზემოთ მოყვანილ მაგალითში "ძველი ისტორიები" არის ჟურნალისტის არქივის საქაღალდე. მას შემდეგ რაც დაიწყებთ ძველი ელ.ფოსტის წაშლას, გაგიკვირდებათ რამდენი ელ.წერილი უფრო ღირსია ნაგვის ურნაზე, ვიდრე შეტანის კაბინეტი. ზოგი ასევე იფიცებს „შემოსულების ნულს“, რაც ნიშნავს ნულოვანი წაუკითხავი წერილების ქონას (ან ნულოვან წერილებს თქვენს შემოსულებში, წერტილი). საქაღალდეებისა და ეტიკეტების გამოყენების გარდა, შეგიძლიათ მიიღოთ შემოსულების ნული თქვენი არქივის ფუნქციის გამოყენებით, ძველი ელ.ფოსტის წაშლის დროს და ელ.ფოსტის გამხსნელი პროგრამების გამოყენებით
ნაბიჯი 3. გამოიყენეთ კომუნიკაციის სხვა ფორმები, როდესაც უფრო ეფექტურია
ზოგჯერ სწრაფ სატელეფონო ზარს შეუძლია შეასრულოს 10 უკან და უკან ელ. თუ ასეა, დარეკეთ! თუ იცით, რომ ელ.ფოსტის გაცვლა იმსახურებს დისკუსიას ან გულისხმობს მნიშვნელოვან წინ და უკან, ზოგჯერ უმჯობესია ტელეფონით დარეკოთ. თქვენ ხშირად მიიღებთ უფრო მეტ დეტალებს ტელეფონით, მაშინ როდესაც თქვენ და დისკუსიის მეორე მხარე თავს არიდებთ გრძელი, შრომატევადი წერილების შედგენას. თქვენ შეიძლება კოლეგასაც კი გაუგზავნოთ წერილი და უთხრათ:”მე მაქვს ბევრი შეკითხვა თქვენთან დაკავშირებით. ალბათ ზარი უფრო ადვილი იქნებოდა. შემიძლია დაგირეკო 5 -ში?”
ნაბიჯი 4. შეზღუდეთ შეფერხებები
მიუხედავად იმისა, რომ სტრატეგიული შესვენებები სასარგებლოა, სამუშაო დროს შეფერხებები არ არის. შეფერხებებმა შეიძლება შენელდეს, დაარღვიოს თქვენი სამუშაო რიტმი და დაგაკარგვინოთ აზროვნების მატარებელი. ამიტომ, სცადეთ გამოიყენოთ შეტყობინებები და ხმოვანი ფოსტა, როდესაც იცით, რომ ძალიან დაკავებული იქნებით. ეს ინსტრუმენტები არ არის მხოლოდ მაშინ, როდესაც ფიზიკურად არ ხართ ოფისში; ისინი შეიძლება გამოყენებულ იქნას, როდესაც ძალიან ჭაობიანი ხართ. ბევრ ადამიანს ასევე აქვს "ღია კარის პოლიტიკა", მაგრამ თქვენ რეალურად არ გჭირდებათ კარების გახსნა ყოველთვის. თქვენ შეიძლება კარებზე მეგობრული შენიშვნაც კი დატოვოთ: „საკონფერენციო ზარი მიმდინარეობს“ან „ოკუპირებულია. დაგვიბრუნეთ მოგვიანებით ან გთხოვთ, ელ. ფოსტით.”
ნაბიჯი 5. გამოიყენეთ ღრუბელი
ღრუბლოვანი გამოთვლა გასათვალისწინებელია, რადგან ის შეიძლება იყოს იაფი, მასშტაბური, უფრო ეფექტური და უფრო ადვილად განახლებული. ღრუბელში არსებული შინაარსი განსაკუთრებით სასარგებლოა, რადგან მისი წვდომა შეგიძლიათ თქვენს მოწყობილობებზე: კომპიუტერები, ტაბლეტები, სმარტფონები და სხვა. ღრუბლოვანი საცავი ასევე წარმოადგენს ციფრული სარეზერვო სისტემის ძირითად ძირითად ან მეორად ფორმას. მიმართეთ თქვენს IT მენეჯერს ან პროგრამული უზრუნველყოფის პროვაიდერს, რადგან შეიძლება უკვე გქონდეთ გარკვეული თავისუფალი ადგილი მყარ დისკზე ღრუბელში ან ხელმისაწვდომი იყოს მცირე წლიური საფასურით.
ნაბიჯი 6. გამოიყენეთ სანიშნეები ინტერნეტით
მთავარ ბრაუზერებს აქვთ სანიშნეების უნარი, სადაც შეგიძლიათ შეინახოთ და მოაწყოთ თქვენი საყვარელი ან ყველაზე ხშირად მონახულებული ვებ მისამართები სწრაფი და მარტივი წვდომისათვის. ისარგებლეთ მათგან, რათა არ დაივიწყოთ მნიშვნელოვანი საიტები, რომ შეამოწმოთ სიახლეები ან ინდუსტრიის განახლებები.
მეთოდი 3 დან 4: გამოიყენეთ დრო თქვენს სასარგებლოდ
ნაბიჯი 1. მოერიდეთ მრავალ ამოცანას
როგორც ჩანს, ყველა ექსპერტი ეთანხმება ამ საკითხს. მიუხედავად იმისა, რომ ეს შეიძლება სწრაფად ჟღერდეს ან მაგრად გამოიყურებოდეს ტელევიზორში, მრავალ ამოცანა არ არის ეფექტური და რეალურად შეიძლება ზიანი მიაყენოს თქვენს ორგანიზაციულ ეფექტურობას. სამაგიეროდ, მთელი ყურადღება მიაქციეთ ერთ დავალებას ერთდროულად, გაუმკლავდით მას და გადადით თქვენი სიის შემდეგ პუნქტზე.
ნაბიჯი 2. შექმენით გრაფიკი ან გრაფიკი თქვენთვის
საბედნიეროდ, სამუშაოების უმრავლესობა არ საჭიროებს დღის დაგეგმვას წუთში. თუმცა, დღის მნიშვნელოვანი დღის ყველაზე მნიშვნელოვანი ამოცანებისა და მოვლენების ძირითადი გრაფიკის დაცვა დაგეხმარებათ შეასრულოთ დავალება.
- განსაზღვრეთ დროის ლიმიტი გარკვეული აქტივობებისთვის. ზოგიერთ ამოცანას არ სჭირდება განსაზღვრული ვადები, მაგრამ ზოგს უნდა ჰქონდეს დროის პარამეტრები თქვენი პროდუქტიულობის ასამაღლებლად. იფიქრეთ დღის განმავლობაში იმ ამოცანებზე, რომლებიც საჭიროებენ იმაზე მეტ დროს, ვიდრე საჭიროა და მომავალში მიეცით დრო.
- დაუთმეთ დამატებითი დრო სხვა აქტივობებს. ზოგიერთი ამოცანა, როგორც გამოცდილებით ისწავლეთ, ჩვეულებრივ ასრულებს მოსალოდნელზე მეტ დროს, მაგრამ ეს სულაც არ არის ცუდი. ამ ტიპის საქმიანობისთვის და განსაკუთრებით მნიშვნელოვანი ღონისძიებებისა და შეხვედრებისთვის, მაგალითად, გამოყავით დამატებითი დრო ადრე და შემდეგ.
ნაბიჯი 3. გამოიყენეთ ტაიმერის აპლიკაცია, წამზომი ან მაღვიძარა
ეს შეიძლება იყოს ეფექტური ინსტრუმენტები, როდესაც იშვიათად იყენებთ. ზოგს უყვარს სიგნალიზაციის დაყენება 10, 15 ან 30 წუთით ადრე, რათა მათ წინასწარ გაფრთხილება ან ბუფერული დრო მისცენ საქმიანობას. თქვენ ასევე შეგიძლიათ დააყენოთ შეხსენების სიგნალები.
ნაბიჯი 4. მოერიდეთ საქმიანობის გადადებას
ჰკითხეთ საკუთარ თავს, გადადება აბსოლუტურად აუცილებელია თუ ეს სურვილი მხოლოდ გადადების მაგალითია. თუ გრძნობთ ამ უკანასკნელს, ნუ გადადებთ ძალაუფლებას! ამასთან, იმ შემთხვევებში, როდესაც საქმიანობის მთლიანად ან ნაწილობრივ გადადება გარდაუვალია, დარწმუნდით, რომ მიაქციეთ ყურადღება სად გაჩერდით და ხელახლა დაგეგმეთ კონკრეტული გეგმებით. ალტერნატიულად, თქვენ შეიძლება შეადგინოთ საგანგებო გეგმა. მაგალითად, თუ თქვენ უნდა გააუქმოთ პირადად შეხვედრა, შესაძლოა მის ნაცვლად ჩაატაროთ საკონფერენციო ზარი ან ვებ კონფერენცია.
მეთოდი 4 დან 4: იყავით ჯანმრთელი ფიზიკურად და გონებრივად
ნაბიჯი 1. შეისვენეთ
გონებრივი ჩამორჩენა მნიშვნელოვანია ჩვენი პროდუქტიულობისთვის და ჯანსაღი გონებისთვის. ჩვენ ხანდახან იმდენად ვიჭრებით ჩვენს საქმეში, რომ არ ვწყვეტთ საჭირო შესვენებებს. შესვენებები გვაძლევს საჭირო დასვენებას, რაც აუმჯობესებს ჩვენს პროდუქტიულობას, მაგრამ ასევე გვაძლევს შესაძლებლობას გადავდგათ ნაბიჯი უკან და ვკითხოთ არის თუ არა ის, რასაც ჩვენ ვაკეთებთ, ჩვენი დროის ყველაზე ეფექტური გამოყენებაა თუ არა.
ნაბიჯი 2. უკეთესი ძილი
სათანადო ძილის გარეშე, თქვენ შეიძლება იგრძნოთ დაღლილობა, დაღლილობა ან ლეტალგია მეორე დღეს, რამაც შეიძლება ზიანი მიაყენოს თქვენს სამუშაო გრაფიკს და ეფექტურობას. მიზნად ისახეთ შვიდიდან რვა საათის განმავლობაში უწყვეტი ძილი ღამით.
ნაბიჯი 3. არ შეადაროთ საკუთარი თავი თანამშრომლებს
ჩვენი თანამშრომლების უმრავლესობის სამუშაოები განსხვავდება ჩვენიდან და ყველას აქვს ორგანიზაციის განსხვავებული მეთოდები, რომლებიც მუშაობს მათთვის. მეთოდი, რომელსაც აქვს აზრი და ეფექტურია კოლეგისთვის, შეიძლება არ იყოს თქვენთვის საუკეთესო მეთოდი და პირიქით.
ნაბიჯი 4. აღიარეთ, რომ ორგანიზაცია არის მიმდინარე პროცესი
ნუ ელოდებით სრულყოფილებას. ორგანიზაცია მიმდინარეობს და მოითხოვს მუდმივ ყურადღებას. თქვენ არ იქნებით ოპტიმალურად ორგანიზებული ყოველდღე, მაგრამ პატარა ორგანიზაცია შორს მიდის თქვენი ეფექტურობის ასამაღლებლად.
