პერსონალური ფაილები ადვილად და სწრაფად ხდება არაორგანიზებული. რაც უფრო არაორგანიზებული გახდება თქვენი ფაილები, მით უფრო ძნელი იქნება მათი ხელახალი პოვნა მომავალში. იმისათვის, რომ გაადვილოთ თქვენი პირადი ფაილების პოვნა და გაშლა, თქვენ დაგჭირდებათ გარკვეული დრო და მათი სწორად ორგანიზება. ზუსტი სისტემა, რომელსაც იყენებთ, თქვენი გადასაწყვეტია. თუმცა, არსებობს პერსონალური ფაილების ორგანიზების რამდენიმე ძირითადი მეთოდი, რომელთა გამოყენებაც დაგეხმარებათ თქვენი ფაილების მოწესრიგებაში.
ნაბიჯები
მეოთხე ნაწილი 1: ძირითადი ორგანიზაციული მეთოდების გამოყენება
ნაბიჯი 1. შეინახეთ ეს მარტივი
შეტანის სისტემის შექმნის მიზანია გაამარტივოთ ყველაფერი საკუთარ თავზე. თქვენ გსურთ თავიდან აიცილოთ თქვენი სისტემის ზედმეტად გართულება ან დაბნეულობა. თქვენი სისტემის მაქსიმალურად მარტივი შენარჩუნება დაგეხმარებათ მარტივად შეიტანოთ ან მიიღოთ ნებისმიერი დოკუმენტი, რომელთანაც შეიძლება დაგჭირდეთ მუშაობა.
- შეიტანეთ მხოლოდ ის, რაც გჭირდებათ. მეტისმეტად შენახვამ შეიძლება თქვენი სისტემა გახადოს რთული და გამოსაყენებელი.
- მოერიდეთ თქვენს ფაილურ სისტემაში უაზრო სირთულეს.
- გადაყარეთ ფაილები, რომლებიც დარწმუნებული ხართ, რომ აღარ გჭირდებათ.
ნაბიჯი 2. გამოიყენეთ სწორი სიღრმე თქვენს სისტემაში
ეს შეიძლება იყოს მაცდური, რომ შექმნათ მრავალი განსხვავებული კატეგორია და ქვეკატეგორია თქვენი ფაილებისთვის. თუმცა, კარგი იდეაა მხოლოდ ფართო დონის კატეგორიების შექმნა და მხოლოდ იმდენი გამოიყენოთ, რამდენიც აბსოლუტურად გჭირდებათ. ძალიან ბევრი კატეგორიის შექმნა შეიძლება გამოიწვიოს შევსების არაეფექტური სისტემა. დარწმუნდით, რომ თქვენ შექმნით სათანადო რაოდენობის ორგანიზაციულ სიღრმეს თქვენს სისტემაში, რათა შეუფერხებლად იმუშაოს.
- მოერიდეთ თქვენი სისტემის ზედმეტად დეტალური ქვეკატეგორიების შექმნას. მაგალითად, "ქვითრები, საკვები, პური" ძალიან დეტალური იქნებოდა გამოსადეგი.
- უბრალოდ ყოველთვიური ან ყოველკვირეული ქვითრების კატეგორია შეიძლება იყოს უფრო შესაფერისი თქვენი შეტანის სისტემისთვის.
- კლიენტებისთვის განყოფილების ქონა და შემდეგ მათი ანბანურად მოწყობა არის სიღრმის ეფექტური დონის მაგალითი.
ნაბიჯი 3. გაადვილეთ თქვენი ფაილების პოვნა
თქვენი შეტანის სისტემა დიდად ისარგებლებს აშკარა ვიზუალური მინიშნებებით, რაც გაცნობებთ ზუსტად სად ინახება რაღაც. თქვენი ფაილური სისტემის მონაკვეთების აშკარა გახდება დაგეხმარებათ სწრაფად იპოვოთ ერთეული ან ფაილი. გაითვალისწინეთ რამოდენიმე რჩევა თქვენი ფაილების გამორჩევისას:
- გამოიყენეთ ფერადი საქაღალდეები, რომ მიუთითოთ გარკვეული კატეგორიები ან სექციები.
- შეეცადეთ შეინახოთ მოსახერხებელი სია იმ ფერების და კატეგორიებისთვის, რომლებიც მათ მიანიჭეთ.
- გამოიყენეთ ეტიკეტის შემქმნელი თქვენი ფაილების მკაფიოდ წარწერისთვის.
- თვალყური ადევნეთ თქვენი საქაღალდეების გაჭრას. სცადეთ გამოიყენოთ მხოლოდ ერთი საქაღალდე დაჭრილი თითოეული კატეგორიისთვის ან განყოფილებისთვის.
ნაბიჯი 4. დაფიქრდით ფაილის კონტეინერების ტიპებზე, რომლებიც დაგჭირდებათ
სანამ თქვენი ფაილების ორგანიზებას შეძლებთ, თქვენ უნდა იპოვოთ რაღაც მათ დასაყენებლად. ზუსტად რომელი ტიპის ფაილების კონტეინერებს იყენებთ, დამოკიდებული იქნება თქვენს მიერ შენახული ფაილების რაოდენობაზე, რამდენად მნიშვნელოვანია ისინი, დოკუმენტების ზომები და მათი წვდომის სიხშირე. გადახედეთ ამ რჩევებს, რათა გაეცნოთ რომელი ფაილის კონტეინერები შეიძლება იყოს თქვენთვის შესაფერისი:
- თუ თქვენ გჭირდებათ ძალიან მნიშვნელოვანი დოკუმენტების შენახვა, განიხილეთ ცეცხლგამძლე კონტეინერის შეძენა.
- კონტეინერზე ანდერრაიტერის ლაბორატორიული ბეჭდის პოვნა შეიძლება მიუთითებდეს, რომ კონტეინერი დაიცავს თქვენს ფაილებს დაახლოებით ერთი საათის განმავლობაში ცეცხლში 1700 გრადუსი ფარენჰეიტის ტემპერატურაზე.
- რეგულარული ფაილებისთვის, შეიძლება დაგჭირდეთ ძირითადი შევსების კაბინეტის შეძენა. მგრძნობიარე ან კონფიდენციალური ფაილებისთვის განიხილეთ უფრო უსაფრთხო შესანახი კაბინეტის ან სეიფის შეძენა.
- თქვენ უნდა დარწმუნდეთ, რომ თქვენი შეტანის კონტეინერს აქვს საკმარისი ადგილი თქვენი ყველა ფაილის შესანახად.
- თუ თქვენ გაქვთ რაიმე უჩვეულო ზომის დოკუმენტი, შეამოწმეთ რომ ისინი შეძლებენ თქვენს შენახვის კონტეინერში მოთავსებას. მაგალითად, იურიდიული ზომის დოკუმენტებმა შეიძლება იმოქმედოს საჭირო საქაღალდის ზომაზე და შენახვის ზომებზე.
ნაწილი 4 მეოთხედან: თქვენი დოკუმენტების ორგანიზება
ნაბიჯი 1. შეაგროვეთ ყველა თქვენი დოკუმენტი
სანამ დაიწყებთ დოკუმენტების ორგანიზებას, თქვენ უნდა დარწმუნდეთ, რომ თქვენს წინაშეა ყველა დოკუმენტი. არ ინერვიულოთ იმაზე, თუ როგორ არის ორგანიზებული ან მოწყობილი თქვენი ფაილები ჯერჯერობით. ჯერჯერობით შეაგროვეთ ყველა ის დოკუმენტი, რომელიც თქვენი აზრით უნდა იყოს შენახული და მოემზადეთ დასალაგებლად.
- ამოიღეთ ძველი დოკუმენტები, რომლებიც უკვე დაალაგეთ. შეიძლება დაგჭირდეთ მათი გადაწყობა, რათა შეესაბამებოდეს თქვენს მიერ შექმნილ ახალ სისტემას.
- დარწმუნდით, რომ თქვენ გაქვთ ყველა თქვენი ბოლო დოკუმენტი შეგროვებული და დასალაგებლად მზად.
ნაბიჯი 2. დაალაგეთ თქვენი ფაილები აქტიურ და არქივში
როდესაც თქვენ აწყობთ თქვენს ფაილებს, შეიძლება სასარგებლო იყოს მათი ჩამოყალიბება ორ ძირითად კატეგორიად: აქტიური ფაილები, რომლებთანაც გჭირდებათ მუშაობა და საარქივო ფაილები, რომელთა შენახვაც გჭირდებათ. ეს დაგეხმარებათ უფრო ხშირად გამოიყენოთ ის ფაილები, რომლებიც ინახება და აკურატულად შეინახავთ იმ ფაილებს, რომლებზეც არ გჭირდებათ დაუყოვნებელი წვდომა.
- აქტიური ფაილები არის დოკუმენტები, რომლებსაც თქვენ კვლავ უნდა მიმართოთ, მიმართოთ ან სხვაგვარად ხშირად მიიღოთ წვდომა.
- საარქივო ფაილები არის დოკუმენტები, რომლებიც არ დაგჭირდებათ უახლოეს მომავალში, მაგრამ მაინც გჭირდებათ შენახვა.
ნაბიჯი 3. შექმენით და მონიშნეთ თქვენი სისტემის შესაბამისი კატეგორიები
მას შემდეგ რაც თქვენი ფაილები ერთ ადგილას შეიკრიბეთ, შეგიძლიათ სწრაფად აღადგინოთ ისინი. სანამ თქვენს ფაილებს განიხილავთ, გაითვალისწინეთ ის ზოგადი კატეგორიები, რომლებიც შეიძლება მოერგოს მათ. ჩამოწერეთ ეს კატეგორიები ძირითადი ორგანიზაციული სისტემის შესაქმნელად, რომელსაც გამოიყენებთ თქვენი ფაილებისთვის. გადახედეთ ზოგიერთ ამ საერთო კატეგორიას, რათა გაეცნოთ რომელი კატეგორიის გამოყენება გსურთ:
- იურიდიული ჩანაწერები ქვეკატეგორიებით, როგორიცაა დაბადების მოწმობები, გარდაცვალების მოწმობები ან ქორწინების დოკუმენტები.
- ფინანსური დოკუმენტები, რომლებიც მოიცავს თქვენს წარსულ ფინანსურ რეზიუმეს, საკრედიტო ბარათის ინფორმაციას, საკრედიტო ანგარიშებს ან წლიურ ფინანსურ რეზიუმეს.
- ქონების ჩანაწერები.
- პირადი დოკუმენტები, როგორიცაა დიპლომები, დასაქმების ჩანაწერები, ჯანმრთელობის ჩანაწერები და დაზღვევის პოლისები.
ნაბიჯი 4. შეიტანეთ გრძელვადიანი შენახვის დოკუმენტები
შეიტანეთ დოკუმენტები, რომლებიც თქვენ შეაფასეთ როგორც საარქივო ფაილები თქვენს გრძელვადიან შენახვის კონტეინერში. ამ ფაილებს ხშირად არ მიუწვდება ხელი, ასე რომ დარწმუნდით, რომ ისინი შემდგომში საძიებო სისტემაში მოთავსებულია შესაბამის კატეგორიებში. საარქივო ფაილები სავარაუდოდ შეადგენენ თქვენი შენახული და ორგანიზებული დოკუმენტების უმრავლესობას.
- გრძელვადიანი შენახვა შეიძლება დაიყოს კიდევ ორ კატეგორიად: მუდმივი ფაილები და "მკვდარი" ფაილები.
- მუდმივი ფაილები შეიძლება შეიცავდეს საგანმანათლებლო დოკუმენტებს, დასაქმების დოკუმენტებს ან სხვა მნიშვნელოვან ნაშრომებს, რომლებზეც შეიძლება დაგჭირდეთ წვდომა.
- "მკვდარი" ფაილები არის დოკუმენტები, რომლებზეც შეიძლება აღარ დაგჭირდეთ წვდომა. ძველი საგადასახადო ჩანაწერები შეიძლება მოერგოს ამ კატეგორიას. გახსოვდეთ, რომ საგადასახადო დეკლარაცია უნდა ინახებოდეს შვიდი წლის განმავლობაში.
ნაბიჯი 5. განათავსეთ თქვენი მიმდინარე დოკუმენტები თქვენი აქტიური დოკუმენტების განყოფილებაში
დოკუმენტები, რომლებსაც ხშირად გამოიყენებთ ან ჯერ კიდევ გჭირდებათ გადახედვა, უნდა განთავსდეს თქვენი აქტიური დოკუმენტების განყოფილებაში. თქვენი ფაილური სისტემის ეს განყოფილება საშუალებას მოგცემთ სწრაფად შეხვიდეთ დოკუმენტებზე, რომლებიც არ არის მზად არქივირებისთვის. ქვემოთ მოცემულია დოკუმენტების ოთხი ყველაზე გავრცელებული აქტიური კატეგორია, რომელთა გამოყენებაც შეგიძლიათ განიხილოთ:
- დოკუმენტები, რომლებსაც ჯერ კიდევ სჭირდებათ თქვენი ყურადღება.
- დოკუმენტები, რომელთა წაკითხვა ან განხილვა მაინც გჭირდებათ.
- გადასახადები, რომელთა გადახდა მაინც გჭირდებათ.
- დოკუმენტები, რომლებიც მზად არიან გადავიდნენ გრძელვადიან შენახვაში.
ნაწილი 3 მეოთხედან: ელექტრონული ფაილების ორგანიზება
ნაბიჯი 1. დაიწყეთ ფართო კატეგორიებით, შემდეგ გახადეთ უფრო კონკრეტული
ისევე, როგორც თქვენი ფიზიკური ფაილების შემთხვევაში, თქვენ გსურთ დაიწყოთ ყველაზე ფართო კატეგორიებით, რომლებშიც თქვენი ფაილები ჯდება. მაგალითად, თუ დამოუკიდებელი კონტრაქტორი ხართ, შეიძლება დაგჭირდეთ დამსაქმებლის მიერ თქვენი ფაილების ორგანიზება. ანუ, თითოეული მათგანისთვის შექმენით ერთი საქაღალდე. შემდეგ, თქვენ უნდა გაყოთ თქვენი ფაილები თითოეული ფართო კატეგორიის ფარგლებში, უფრო პატარაებად. ეს ნიშნავს, რომ თქვენი დამსაქმებლის საქაღალდე შეიძლება დაიყოს სხვადასხვა საქაღალდეში, რომელიც შეიცავს ინფორმაციას თითოეული პროექტის შესახებ იმ დამსაქმებელთან.
- განიხილეთ თანმიმდევრულობა თითოეულ ფართო კატეგორიაში. ეს გაადვილებს თქვენს ფაილებს. მაგალითად, თქვენ შეიძლება გქონდეთ თითოეული საქაღალდის საქაღალდე, რომელიც შეიცავს ფაილებს, როგორიცაა "პროექტის დოკუმენტები", "ბილინგი" და "კომუნიკაციები".
- თქვენ ასევე შეგიძლიათ მოაწყოთ საქაღალდეები ყოველწლიურად, თუ ეს უფრო ადვილი ან უფრო შესაბამისი იქნება თქვენი ფაილებისთვის.
ნაბიჯი 2. დაასკანირეთ ან ჩამოტვირთეთ ფაილები, რომლებიც ჯერ კიდევ არ გაქვთ ელექტრონულად
შეიძლება მომგებიანი იყოს თქვენი ყველა ფაილის ელექტრონულად შენახვა ერთ ადგილას. საჭირო დროის მიუხედავად, თქვენ უნდა სცადოთ რაც შეიძლება მეტი თქვენი ფიზიკური დოკუმენტის სკანირება, რათა მოხდეს მათი ელექტრონული შენახვა და სარეზერვო ასლების შექმნა. გარდა ამისა, დარწმუნდით, რომ გადმოწერეთ ნებისმიერი ადგილიდან სხვაგან დაცული ფაილები, მხოლოდ იმ შემთხვევაში, თუ მასპინძელი ვებგვერდი მიუწვდომელი გახდება, როდესაც ფაილები კვლავ დაგჭირდებათ. მოაწყეთ ეს ფაილები ისე, როგორც სხვა.
ნაბიჯი 3. მიეცით თქვენს ფაილებს კონკრეტული სახელები
ფაილის სახელები უნდა იყოს ადვილად გასაგები და უნიკალური. ანუ, თქვენ უნდა შეგეძლოთ გადახედოთ თქვენი ფაილის სახელებს და დაუყოვნებლივ იცოდეთ რა არის მათში. სცადეთ შეიტანოთ თარიღი, საქაღალდეების აღმნიშვნელი, რომელიც შეიცავს ფაილს და ინდივიდუალური აღმწერი. მაგალითად, თქვენი კლიენტის X Corp- ისთვის 2016 წლის ივნისში შექმნილი ბილინგის ფაილი შეიძლება ეწოდოს "0616_XCorp_Invoice_2". ეს საშუალებას მოგცემთ ზუსტად იცოდეთ რას შეიცავს ფაილი მის გასახსნელად.
რა სისტემასაც იყენებთ თქვენი ფაილების დასახელებისთვის, უბრალოდ დარწმუნდით, რომ ამას აკეთებთ თანმიმდევრულად. მას შემდეგ რაც შეარჩიეთ სისტემა, მიჰყევით მას; ძნელი იქნება უკან დაბრუნება და ყველა ფაილის გადარქმევა მოგვიანებით
ნაბიჯი 4. რეგულარულად შექმენით თქვენი ფაილების სარეზერვო ასლები
ელექტრონული ფაილების შენახვის უპირველესი საფრთხე არის ის, რომ თქვენი ინფორმაცია შეიძლება დაზიანდეს კომპიუტერის ავარიის შედეგად. მოემზადეთ ამისათვის რეგულარულად შექმენით თქვენი ფაილების სარეზერვო ასლები ონლაინ სარეზერვო სერვისზე, CD– ებზე ან გარე მყარ დისკზე. დარწმუნდით, რომ დაასახელეთ ეს შენახვის მოწყობილობები იმდენად მკაფიოდ, რამდენადაც თქვენ მინიშნეთ თქვენი ფაილები. თუ თქვენ გაქვთ გარე დისკი ან CD, განიხილეთ ისინი უსაფრთხო ადგილას, თქვენი პირველადი საცხოვრებელი ადგილის მოშორებით, რათა თავიდან აიცილოთ ხანძრის ან სტიქიური უბედურების სრული ზარალი.
ნაწილი 4 -დან 4: თქვენი შენახვის სისტემის შენარჩუნება
ნაბიჯი 1. დაიცავით თქვენი სისტემა
მას შემდეგ რაც შექმენით თქვენი შემავსებელი სისტემა, თქვენ გინდათ გააგრძელოთ მისი გამოყენება ისე, როგორც თქვენ აპირებდით. ძალიან შორს წასვლა, საგნების იგნორირება ან ნივთების არასათანადოდ შეტანა შეიძლება გააუქმოს თქვენ მიერ ჩადენილი მძიმე სამუშაო. დარწმუნდით, რომ თქვენ ადევნებთ თვალყურს თქვენს ფაილირების სისტემას, რომ ის თქვენთვის მუშაობს.
- ხანდახან უადგილო ფაილების ძებნა დაგეხმარებათ თქვენი სისტემის მოწესრიგებაში.
- ნუ უგულებელყოფთ თქვენი აქტიური დოკუმენტების შეტანას საარქივო დოკუმენტების საცავში.
ნაბიჯი 2. ამოიღეთ ძველი ფაილები
ზოგიერთი ფაილი აუცილებელია შესანახად დიდი ხნის განმავლობაში. თუმცა, თქვენი შევსების სისტემა იქნება სასრული ზომის და მოითხოვს თქვენ რეგულარულად წაშალოთ ფაილები, რომლებიც აღარ არის საჭირო. თქვენი ფაილური სისტემის რეგულარული სარეველა ხელს შეუწყობს ამ სისტემის მოწესრიგებას და გამართულ ფუნქციონირებას.
- მრავალი ძველი ფინანსური დოკუმენტი წლების განმავლობაში უნდა იყოს შენახული.
- ძველი ბიუჯეტების, ფინანსური ანგარიშგების ან წლიური პოლიტიკის შენახვა შეიძლება საჭირო გახდეს მხოლოდ ერთი წლის განმავლობაში.
- ძველი ფაილების ამოღება შექმნის ადგილს შემომავალი დოკუმენტებისათვის.
- საჭირო ფაილების მოშორება გაგიადვილებთ თქვენთვის საჭირო დოკუმენტების პოვნას.
- იგივე ეხება ელექტრონულ ფაილებს. წაშალეთ ნებისმიერი დუბლიკატი, მოძველებული ან არასაჭირო დოკუმენტი წინა პროექტებიდან.
ნაბიჯი 3. დაარქივეთ ძველი ელექტრონული ფაილები
ძველი ფაილები, რომლებიც ჯერ კიდევ აქტუალურია ან შეიძლება ერთ დღეს დაუბრუნდეს, შეიძლება დაარქივდეს. ეს ნიშნავს, რომ შეინახოთ ისინი თქვენი სტანდარტული ფაილური სისტემისგან, მაგრამ შეინარჩუნოთ ისინი ორგანიზებული და ხელმისაწვდომი. დაფიქრდით დაარქივებული ფაილებისთვის დამატებითი ფართო კატეგორიის შექმნაზე. გადაიტანეთ გამოუყენებელი ფაილები ამ საქაღალდეში მათი ქვესაქაღალდის ფორმატირებით ხელუხლებელი. თუ გსურთ დაარქივებული ფაილები არ აარიდოთ თქვენს ფაილს ეკრანზე, სცადეთ განათავსოთ "z" ფაილის სახელის წინ ისე, რომ ის მიდის თქვენი ანბანური ფაილის თანმიმდევრობით. მაგალითად, შეგიძლიათ მას უწოდოთ "z_archive" ან მსგავსი რამ.
ნაბიჯი 4. გაამარტივეთ თქვენი შევსების სისტემა
თქვენი ფაილების მოწესრიგება და მათი შენახვა ორივე შეიძლება იყოს სასარგებლო, როდესაც საქმე ეხება თქვენს პირად ორგანიზებას. თუმცა, ყოველთვის იქნება ადგილი გაუმჯობესებისათვის თქვენი შევსების სისტემაში. როდესაც თქვენ გააგრძელებთ მუშაობას თქვენი ფაილების შევსების სისტემასთან, თვალი ადევნეთ ნებისმიერ გაუმჯობესებას, რაც შეგიძლიათ გააკეთოთ, რათა ის კიდევ უფრო ეფექტური გახადოთ.
- შეიძლება დაგჭირდეთ კატეგორიების მოშორება, რომლებსაც არ იყენებთ.
- კატეგორიები, რომლებიც, როგორც ჩანს, ზედმეტად გამოიყენება, შეიძლება საჭირო გახდეს უფრო მცირე კატეგორიებად დაყოფა.
